Chcemy wiedzieć, które treści są czytane. Używamy do tego Google Analytics, które zapisuje pliki cookie. Bez Twojej zgody nie zapisujemy nic. Decyzję zmienisz w każdej chwili w stopce. Polityka prywatności
Z praktyki
To przykłady z naszej praktyki, nie wyniki badań. Pokazują, od czego firmy zaczynały i co okazało się trudne. Liczby z rynku podajemy osobno, ze źródłem.
Na rynku · Polska · 2026
17,8%
W 2026 r. z technologii AI korzystało 17,8% badanych przedsiębiorstw w Polsce. Rok wcześniej — 8,7%.
Źródło: GUS, „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2026 r.” (21.10.2026); komunikat z 29.10.2026 · stat.gov.pl
Na rynku · Polska · 2026
11,1%
Najczęściej firmy używają AI w marketingu i sprzedaży (11,1% firm) oraz do wsparcia pracy biurowej i zarządzania (9,6%).
Źródło: GUS, „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2026 r.” (21.10.2026); komunikat z 29.10.2026 · stat.gov.pl
Na rynku · Polska · 2025
77%
77% przedsiębiorców, którzy nie używają AI, nie planuje jej wdrażać, dopóki nie będzie to konieczne.
Źródło: Polski Instytut Ekonomiczny, „AI w polskich przedsiębiorstwach”, komunikat z 24.09.2025 · pie.net.pl
Na rynku · Polska · 2025
Firmy w Polsce sięgają po AI, żeby usprawnić zarządzanie i pracować wydajniej. Ograniczenie zatrudnienia nie jest motywacją.
Źródło: Polski Instytut Ekonomiczny, „AI w polskich przedsiębiorstwach”, komunikat z 24.09.2025 · pie.net.pl
Dokumenty kosztowe, akceptacja, księgowanie.
Rozpoznajesz to?
Księgowość przepisywała do systemu około 800 dokumentów kosztowych miesięcznie.
dystrybutor spożywczy
Faktury za telefony, prąd, paliwo i leasing miały załączniki na dziesiątki pozycji, a każdą trzeba było rozpisać na właściwy dział.
dystrybutor spożywczy
Faktura kosztowa przechodziła przez cztery poziomy akceptacji, a droga zależała od dostawcy i kwoty.
dystrybutor spożywczy
Do każdej faktury ktoś szukał w systemie magazynowym dokumentu przyjęcia towaru i przepisywał jego numer.
producent spożywczy
Faktury od ponad 200 dostawców przychodziły mailem, a rejestr VAT i schemat księgowy nadawano im ręcznie.
producent spożywczy
Ta sama faktura potrafiła trafić do obiegu dwa razy.
firma leasingowa
U Ciebie wygląda podobnie?
W grupie były dwie spółki i przy każdej fakturze trzeba było sprawdzić, na którą ją wystawiono.
firma leasingowa
Faktury z KSeF przychodziły jako plik, z którego ktoś przepisywał sprzedawcę, pozycje i VAT, a potem robił przyjęcie na magazyn.
producent z własnym sklepem internetowym
Faktury sprzedaży powstawały w jednym systemie, a księgowość pracowała w drugim — w jednym miesiącu ponad 500 sztuk do przeniesienia.
producent z własnym sklepem internetowym
Na rynku · badanie międzynarodowe · 2025
8,2 dnia
Obsługa jednej faktury od dostawcy trwa średnio 8,2 dnia. Firmy z najlepszym wynikiem robią to o 79% szybciej.
Źródło: Ardent Partners, „The State of ePayables 2025” (badanie międzynarodowe); omówienie z 22.01.2026 · payablesplace.ardentpartners.com
Na rynku · badanie międzynarodowe · 2025
18,4%
Średnio 18,4% faktur wymaga wyjaśnienia, zanim da się je zaksięgować.
Źródło: Ardent Partners, „The State of ePayables 2025” (badanie międzynarodowe); omówienie z 22.01.2026 · payablesplace.ardentpartners.com
Na rynku · badanie międzynarodowe · 2025
21,9%
Zespoły obsługujące faktury poświęcają średnio 21,9% czasu na odpowiadanie na pytania dostawców.
Źródło: Ardent Partners, „The State of ePayables 2025” (badanie międzynarodowe); omówienie z 22.01.2026 · payablesplace.ardentpartners.com
Na rynku · Polska · 2026
ponad 500 milionów
W Krajowym Systemie e-Faktur jest już ponad 500 milionów faktur od ponad 2,2 miliona wystawców.
Źródło: Ministerstwo Finansów, strona gov.pl, stan z 2026 r. (strona nie podaje dokładnego dnia) · gov.pl
800 dokumentów miesięcznie
dystrybutor spożywczy
Co było trudne
Faktury zbiorcze. Telefony, prąd, paliwo, leasing — jedna faktura i załącznik na dziesiątki pozycji, z których każda idzie na inny dział.
ponad 200 dostawców
producent spożywczy
Co było trudne
Szukanie w systemie magazynowym tak, żeby nie obciążać systemu, na którym pracuje reszta firmy.
159 pozycji słownika kosztów
firma leasingowa
Co było trudne
Dwie rzeczy, których nie widać na pierwszy rzut oka. W grupie są dwie spółki — system sprawdza, na którą fakturę wystawiono, i zatrzymuje pomyłki.
od 1 do 8 kroków
dystrybutor spożywczy
Co było trudne
Nie zrobić wszystkiego naraz. Każdy krok wchodził dopiero wtedy, gdy poprzedni działał i ludzie go używali.
firma leasingowa · firma usługowa z partnerami za granicą
2 firmy, 2 decyzje
Czego to uczy
O tym, ile kontroli zostaje przy człowieku, decyduje firma — i może zmienić zdanie w obie strony. Dlatego zaczynamy z człowiekiem w środku i budujemy tak, żeby dało się to przestawić bez przebudowy.
To, co przychodzi mailem i trzeba wpisać do systemu.
Rozpoznajesz to?
Zamówienia przychodziły na trzy skrzynki mailowe i ktoś przepisywał każde do systemu.
producent z branży budowlanej
Mniej więcej co trzeci klient zamawiał własnymi słowami, a jeden taki opis pasował nawet do stu pozycji w katalogu.
producent z branży budowlanej
Zamówienia przychodziły w Excelu, w Wordzie, w PDF i jako skany — każdy klient inaczej.
producent z branży budowlanej
U Ciebie wygląda podobnie?
Przy zamówieniach wysyłanych prosto do klienta końcowego ktoś wyłuskiwał z maila adres odbiorcy i kwotę pobrania.
producent z branży budowlanej
Zgłoszenia od 119 partnerów przychodziły mailem, każde w innym układzie, a formularz w systemie miał 131 pól.
firma usługowa z partnerami za granicą
To samo zgłoszenie przychodziło dwa razy — od dwóch partnerów albo wysłane ponownie — i trzeba było pilnować, żeby nie wpisać go podwójnie.
firma usługowa z partnerami za granicą
Nikt nie dostawał sygnału, że materiał się kończy; stany blisko 3 000 pozycji pilnowano ręcznie.
producent z własnym sklepem internetowym
co trzeci klient zamawia własnymi słowami
producent z branży budowlanej
Co było trudne
Co trzeci klient zamawia po swojemu, a jeden taki opis potrafi pasować do stu pozycji w katalogu.
131 pól formularza
firma usługowa z partnerami za granicą
Co było trudne
Każdy partner pisze w innym układzie, część danych jest w PDF, a po część trzeba wejść na stronę partnera.
6 kroków
producent z branży budowlanej
Co było trudne
Każdy z tych kroków wyszedł dopiero w praktyce. Na początku nikt nie wiedział, że największym kłopotem będą nazwy potoczne i spam, a nie samo czytanie maila.
Wyciągi, wpłaty, przelewy, ponaglenia.
Rozpoznajesz to?
Wpłaty z wyciągu trzeba było ręcznie wiązać z fakturami, bo w tytule przelewu raz był numer faktury, raz numer z KSeF, a raz numer ze starego systemu.
producent z własnym sklepem internetowym
Wyciągi przychodziły z pięciu banków, każdy w innym formacie.
organizacja rozliczająca freelancerów
U Ciebie wygląda podobnie?
Wypłaty i zwroty trzeba było zebrać w jedną paczkę przelewów do banku.
organizacja rozliczająca freelancerów
Zaległe faktury wymagały ponagleń na trzech kolejnych poziomach.
organizacja rozliczająca freelancerów
Na rynku · Polska · 2026
87%
87% przedsiębiorców deklaruje, że kontrahenci spóźniają się z płatnościami, a 53,3% ma należności przeterminowane o ponad 30 dni.
Źródło: Biuro Informacji Kredytowej, za bank.pl, 7.07.2026 · bank.pl
ponad 500 faktur w miesiącu
producent z własnym sklepem internetowym
Co było trudne
Klienci wpisują w tytule, co chcą: raz numer faktury, raz numer z KSeF, raz numer ze starego systemu, ze spacjami albo bez.
Stany, zlecenia, czas pracy na hali.
Rozpoznajesz to?
Na ponad 3 500 pozycjach stany w systemie były ujemne i nikt im nie ufał.
producent z własnym sklepem internetowym
Nie było wiadomo, gdzie na hali fizycznie leży półprodukt.
producent z własnym sklepem internetowym
Operator dorzucał kilka sztuk z resztki arkusza, żeby nie marnować materiału, a system o tym nie wiedział.
producent z własnym sklepem internetowym
Zlecenia na kolejne etapy produkcji biuro zakładało ręcznie, więc część się dublowała, a część czekała.
producent z własnym sklepem internetowym
U Ciebie wygląda podobnie?
Liczniki czasu pracy zostawały włączone po kilka dni, a około połowa z 39 pracowników hali nie miała nawet kodu do logowania.
producent z własnym sklepem internetowym
Czas pracy zbierano od roku, ale nic z niego nie wynikało — nie było podstawy do premii.
producent z własnym sklepem internetowym
3 500 pozycji z ujemnym stanem
producent z własnym sklepem internetowym
Co było trudne
To nie była praca dla AI, tylko porządek w danych. Bez niego żadna dalsza automatyzacja nie miałaby na czym stanąć.
jedno kliknięcie
producent z własnym sklepem internetowym
Co było trudne
Nie zmieniać dobrego nawyku ludzi, tylko go zapisać — tak, żeby zajęło to mniej czasu niż jego pominięcie.
39 pracowników hali
producent z własnym sklepem internetowym
Co było trudne
Kolejność. Najpierw dane, którym ludzie ufają, dopiero potem premie — odwrotnie się nie da.
10 kroków w niecały rok
producent z własnym sklepem internetowym
Co było trudne
Katalog w sklepie i katalog w systemie opisywały te same produkty inaczej — na początku odpowiednik w sklepie miała mniej więcej co trzecia pozycja z systemu firmy.
Sklep, platformy sprzedażowe, opisy ofert.
Rozpoznajesz to?
Zamówienia ze sklepu internetowego ktoś przepisywał do systemu firmy.
producent z własnym sklepem internetowym
Katalog w sklepie i katalog w systemie firmy opisywały te same produkty inaczej — odpowiednik w sklepie miała mniej więcej co trzecia pozycja z systemu.
producent z własnym sklepem internetowym
Każdy wariant produktu potrzebował własnego tytułu i opisu oferty.
agencja sprzedaży internetowej
Każdą zmianę w opisie oferty musiał zatwierdzić klient agencji.
agencja sprzedaży internetowej
U Ciebie wygląda podobnie?
Pełnej inspiracji z tego obszaru jeszcze nie opisaliśmy.
Ogłoszenia, dokumentacja, terminy.
Rozpoznajesz to?
Ogłoszenia o przetargach trzeba było codziennie przejrzeć i odsiać te, w których firma w ogóle może wystartować.
firma inżynierska
Z każdej dokumentacji przetargowej trzeba było wyczytać kilkanaście rzeczy: wadium, terminy, warunki udziału, kryteria.
firma inżynierska
Zamawiający dosyłał zmiany i odpowiedzi na pytania, a termin składania ofert się przesuwał.
firma inżynierska
Ceny między dwiema spółkami w grupie potrafiły zmienić się dwukrotnie z partii na partię i nikt nie wiedział, czy koszt w systemie jest prawdziwy.
producent z własnym sklepem internetowym
Na rynku · Polska · 2025
3,1
W 2025 r. w postępowaniu o zamówienie publiczne składano średnio 3,1 oferty.
Źródło: Sprawozdanie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych za 2025 r. (liczba z omówienia na posiedzeniu komisji sejmowej)
14 rzeczy z każdej dokumentacji
firma inżynierska
Co było trudne
Patrz historia: „Pierwsze podejście do przetargów nie zadziałało”.
firma inżynierska
34 poprawki w jeden dzień
Czego to uczy
„wrzuć dokument i zapytaj” działa na pokazie, a nie na stu stronach prawdziwej dokumentacji. Różnicę widać dopiero na dokumentach klienta — dlatego sprawdzamy na nich jak najwcześniej.
Wymagania przepisów, rejestry, raporty dla zarządu.
Rozpoznajesz to?
Każdy egzemplarz wyrobu musiał dostać etykietę z właściwym kodem i deklarację zgodności, a każdy kod trzeba było zarejestrować w zewnętrznym rejestrze.
producent
Rejestry jakości — reklamacje, niezgodności, audyty — prowadzono poza systemem.
producent
U Ciebie wygląda podobnie?
Dokumenty do zgłoszenia przychodziły w załącznikach i trzeba było je dołączyć do właściwej kartoteki.
firma usługowa z partnerami za granicą
Rozliczenia wydatków i podróży liczono według innych zasad w każdym kraju.
organizacja rozliczająca freelancerów
każdy egzemplarz
producent
Co było trudne
Tu pomyłka nie jest „do poprawienia później”.
Skrzynki, pytania, wyjątki.
Rozpoznajesz to?
Na skrzynce zamówień na sto wiadomości jedna była zamówieniem — resztę ktoś musiał przejrzeć, żeby niczego nie przegapić.
producent z branży budowlanej
Braki w zamówieniu — nieznana pozycja, brak adresu — wychodziły dopiero wtedy, gdy ktoś czytał maila drugi raz i dzwonił do klienta.
producent z branży budowlanej
Pełnej inspiracji z tego obszaru jeszcze nie opisaliśmy.
Na rynku · Unia Europejska · 2025
20%
W Unii Europejskiej w 2025 r. z AI korzystało 20% przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 10 osób (rok wcześniej 13,5%).
Źródło: Eurostat, komunikat z 11.12.2025 · ec.europa.eu
Na rynku · 2025
około 5%
Tylko około 5% pilotaży generatywnej AI w firmach przynosi mierzalny wpływ na wynik finansowy.
(Badanie oparte na 52 wywiadach, ankiecie 153 liderów i analizie ok. 300 wdrożeń; wyniki orientacyjne.)
Źródło: MIT NANDA, „The GenAI Divide: State of AI in Business 2025” (sierpień 2025); omówienie · fortune.com
Policzmy jeden proces w Twojej firmie.