Faktury są w KSeF, a obieg i dekretacja dalej ręcznie

KSeF zmienił to, jak faktura trafia do firmy, ale nie to, co firma robi z nią dalej. Opis według rodzajów kosztów, dekretacja, powiązanie z przyjęciem towaru, sprawdzenie, czy faktury już nie było, i droga do właściwej osoby po akceptację to wciąż praca, którą ktoś musi wykonać. Te kroki da się podzielić: system przygotowuje propozycję, a człowiek ją sprawdza i decyduje. Zacznij od jednego kroku, tego, który zabiera najwięcej czasu.

Faktura jest w systemie, a praca zaczyna się dopiero potem

Jeśli w Twojej firmie ktoś mówi: „Wszystko i tak wpada do systemu, a dalej i tak ręcznie dekretujemy”, ten tekst jest o Was. Tak samo, jeśli faktury krążą mailem i nikt nie wie, kto ma je zatwierdzić.

Faktur w KSeF jest dużo. Według Ministerstwa Finansów w Krajowym Systemie e-Faktur jest już ponad 500 milionów faktur od ponad 2,2 miliona wystawców (stan z 2026 roku; strona ministerstwa nie podaje dokładnego dnia).

Ale to, że faktura jest w KSeF, nie odpowiada na pytania, które pojawiają się chwilę później. Na jaki rodzaj kosztu ją opisać? Do jakiego rejestru i na jakie konto? Do którego przyjęcia towaru należy? Czy już jej nie wprowadziliśmy? Kto ma ją zatwierdzić? Na te pytania odpowiada firma, według własnych zasad. Dopóki te zasady siedzą w głowach dwóch osób, faktura czeka.

Nie piszemy tu o przepisach i terminach związanych z KSeF. Piszemy o pracy, która zaczyna się, gdy faktura jest już w firmie.

Gdzie ucieka czas

Trzy liczby z międzynarodowego badania Ardent Partners („The State of ePayables 2025”) pokazują, że problemem jest obieg, a nie samo wpisanie:

• „Obsługa jednej faktury od dostawcy trwa średnio 8,2 dnia. Firmy z najlepszym wynikiem robią to o 79% szybciej.”
• „Średnio 18,4% faktur wymaga wyjaśnienia, zanim da się je zaksięgować.”
• „Zespoły obsługujące faktury poświęcają średnio 21,9% czasu na odpowiadanie na pytania dostawców.”

To badanie nie jest polskie, więc traktuj je jako punkt odniesienia, a nie miarę Twojej firmy. Pokazuje jednak, gdzie szukać: w czekaniu, w wyjaśnieniach i w pytaniach, a nie tylko w przepisywaniu.

Droga faktury kosztowej krok po kroku

Poniżej każdy krok, przez który przechodzi faktura kosztowa po wejściu do firmy. Przy każdym: co może przygotować system i co zostaje u człowieka. Przykłady pochodzą z Inspiracji z wdrożeń.

1. Odczyt i rozpoznanie dokumentu. Do księgowości trafiają nie tylko faktury. U dystrybutora spożywczego było to około 800 dokumentów kosztowych miesięcznie: faktury, noty, delegacje i potwierdzenia transakcji, przychodzące mailem i jako skany. System odczytuje dokument, rozpoznaje, czym jest, i wypełnia pola. Człowiek widzi oryginał obok odczytanych danych, poprawia i zatwierdza. Najtrudniejsze okazały się faktury zbiorcze, na przykład za telefony czy paliwo: jedna faktura, a pozycje idą na różne działy. Dwunastu stałych dostawców dostało własne reguły odczytu (cała historia).

2. Opis według rodzajów kosztów. W firmie leasingowej każdą fakturę kosztową trzeba opisać według słownika 159 rodzajów kosztów. System odczytuje fakturę z pozycjami i proponuje opis ze słownika. Człowiek sprawdza, czy propozycja pasuje.

3. Rejestr VAT i dekretacja. U producenta spożywczego faktury od ponad 200 dostawców ktoś przepisywał do systemu i nadawał im rejestr VAT oraz schemat księgowy. Teraz system proponuje rejestr i schemat (cała historia). U dystrybutora spożywczego propozycja księgowania powstaje na podstawie historii z ostatnich trzech miesięcy. Zatwierdza księgowa.

4. Powiązanie z przyjęciem towaru. U tego samego producenta ktoś szukał w systemie magazynowym dokumentu przyjęcia towaru i przepisywał jego numer. Teraz system odszukuje ten dokument sam, po numerze podatkowym dostawcy i numerze z faktury. Trudne było to, żeby szukanie nie obciążało systemu, na którym pracuje reszta firmy. Księgowa dostaje fakturę z gotową propozycją i podpiętym dokumentem magazynowym.

5. Sprawdzenie, czy wszystko się zgadza. W firmie leasingowej są w grupie dwie spółki. System sprawdza, na którą z nich wystawiono fakturę, i zatrzymuje pomyłki. Przed założeniem zgłoszenia sprawdza też, czy tej faktury już nie wprowadzono (cała historia). Co zrobić z zatrzymaną fakturą, rozstrzyga człowiek.

6. Akceptacja u właściwej osoby. To odpowiedź na „nikt nie wie, kto ma to zatwierdzić”. W firmie leasingowej system zakłada zgłoszenie do akceptacji u dyrektora właściwego działu, a umowy, rozliczenia szkód i faktury zagraniczne idą własnymi ścieżkami, do innych akceptujących. Decyzja „tak” albo „nie” zostaje u człowieka. Warunek jest jeden: firma musi wiedzieć, kto co zatwierdza. System nie zgadnie zasad, których nikt nie spisał.

7. Wyjaśnienia i pytania dostawców. Tu najwięcej zostaje u ludzi: telefon do dostawcy, korekta, rozmowa z działem. System może najwyżej dopilnować, żeby nic nie zginęło. U producenta spożywczego maile od nadawców, których system nie zna, trafiają do wyznaczonej osoby.

Droga faktury kosztowej: kto co robi

System przygotowuje

1. SystemOdczytuje dokument i proponuje opis
2. SystemProponuje rejestr VAT i schemat
3. SystemOdszukuje dokument przyjęcia towaru
4. SystemZatrzymuje pomyłki i powtórne faktury

Człowiek sprawdza i decyduje

1. CzłowiekPoprawia i zatwierdza odczyt
2. CzłowiekZatwierdza księgowanie
3. CzłowiekRozstrzyga o zatrzymanej fakturze
4. CzłowiekWyjaśnia sprawy z dostawcami

Przykład: od jednego kroku do całego obiegu

Dystrybutor spożywczy nie zaczął od obiegu. Zaczął od odczytu dokumentów kosztowych i sprawdzania ich przez człowieka obok oryginału. Potem, krok po kroku, doszły: faktury zbiorcze, obieg akceptacji, propozycja księgowania, pobieranie faktur prosto ze skrzynki pocztowej, osobna ścieżka dla faktur z KSeF i archiwum z historią akceptacji i odrzuceń (cała historia).

Sam obieg akceptacji ma cztery poziomy, pięć wariantów i trzy progi kwotowe, a dokument sam trafia do właściwej osoby. Nikt nie zbudował tego za jednym razem. Każdy krok wchodził dopiero wtedy, gdy poprzedni działał i ludzie go używali. Po roku pracy użytkownicy sami zgłosili 24 usprawnienia.

To przykład tego, co Akademia nazywa metodą atom AI: jeden proces, najmniejsza skuteczna zmiana i efekt, który da się zmierzyć. Jak bardzo skrócił się czas obsługi faktury, jeszcze mierzymy, więc nie podajemy tu liczby. Pewne jest jedno: z kroku w księgowości zrobił się obieg, z którego korzystają osoby akceptujące, zarząd i księgowość.

Dla kogo to jeszcze nie

Nie podamy progu w rodzaju „od tylu faktur miesięcznie”, bo nie mamy dla niego źródła. Zamiast tego policz trzy liczby: ile faktur kosztowych miesięcznie, ile minut zajmuje jedna (razem z szukaniem i dopytywaniem) i ile kosztuje godzina pracy osoby, która to robi. Jak to zrobić, opisujemy w tekście jak policzyć, ile kosztuje ręczna praca. Jeśli wynik to kilka godzin miesięcznie, nie zaczynaj od faktur.

Druga przeszkoda nie ma nic wspólnego z liczbą faktur. Jeśli nie da się spisać, kto akceptuje jakie faktury, pierwszym krokiem nie jest program, tylko porządek: lista akceptujących, jedna skrzynka na faktury, jasna ścieżka dla wyjątków. Czasem to wystarczy i AI nie jest potrzebne. Czasem wystarczy zwykła automatyzacja, na przykład stała reguła, kto dostaje fakturę od danego dostawcy.

Co zrobić w poniedziałek

1. Weź dziesięć ostatnich faktur kosztowych i zapisz drogę każdej: kto ją otworzył, kto opisał, kto zaksięgował, kto zaakceptował i ile dni minęło od wpływu do akceptacji.
2. Spisz zasady akceptacji na jednej kartce: kto zatwierdza jakie koszty i co idzie osobną ścieżką. Jeśli się nie da, to jest Twój pierwszy problem.
3. Policz, ile faktur w ostatnim miesiącu wymagało wyjaśnienia, i zapytaj zespół, ile czasu zajmują pytania od dostawców.
4. Wybierz jeden krok z siedmiu opisanych wyżej, ten, który zabiera najwięcej czasu, i policz dla niego trzy liczby.

Pytania i odpowiedzi

Czy system sam zaksięguje fakturę, bez człowieka? W opisanych firmach nie. System odczytuje, proponuje i kieruje dalej, a księgowa i osoba akceptująca sprawdzają i decydują. Zmienia się charakter pracy: dokument nie jest przepisywany, tylko sprawdzany.

Faktury z KSeF mamy już w systemie. Czy to nie wystarczy? Nie. To, skąd faktura przychodzi, to dopiero początek. Opis, dekretacja, powiązanie z magazynem i akceptacja to osobne kroki. Najpierw sprawdź, które z nich zajmują Wam najwięcej czasu.

Od którego kroku zacząć? Od tego, który zabiera najwięcej czasu i który da się opisać jak instrukcję dla nowej osoby. Dystrybutor zaczął od odczytu, producent od rejestru, schematu i dokumentu magazynowego, firma leasingowa od opisu i akceptacji.

Co z danymi z faktur, gdy pracuje na nich AI? To osobne, ważne pytanie. Odpowiadamy na nie w tekście o tym, co dzieje się z danymi firmy, gdy pracuje na nich AI.

Dalej

Jak policzyć jeden krok obiegu faktur, przeczytasz w tekście jak policzyć, ile kosztuje ręczna praca. Jeśli chcesz rozpisać drogę faktury we własnej firmie, umów przegląd potrzeb.