Jak policzyć, ile kosztuje ręczna praca w jednym procesie

Ręczna praca w jednym procesie kosztuje tyle, ile wychodzi z trzech liczb: ile razy w miesiącu się powtarza, ile minut zajmuje za każdym razem i ile kosztuje godzina pracy osoby, która ją wykonuje. Po pomnożeniu dostajesz cenę, którą firma płaci co miesiąc za to, że robi coś ręcznie. Policzenie tego zajmuje jedno zebranie i nie wymaga żadnego narzędzia.

Najpierw cena tego, co jest, potem pytanie o AI

Zamówienia przychodzą mailem, w PDF albo w Excelu, a ktoś przepisuje je do systemu. Faktury krążą mailem i czekają, aż ktoś je opisze i zatwierdzi. Każdy właściciel firmy zna takie miejsca. Rzadko kto wie, ile one kosztują, bo ta praca nie ma osobnej pozycji w budżecie. Jest rozsmarowana po etatach: pół godziny tu, kwadrans tam.

Dlatego zanim padnie pytanie „czy AI nam pomoże”, warto zadać inne: ile płacimy za to, jak jest teraz. Bez tej liczby nie da się ocenić żadnej propozycji — ani dostawcy, ani własnego pomysłu.

Trzy liczby

1. Ile razy w miesiącu. Liczba dokumentów, zamówień, zgłoszeń albo maili. Najlepiej z systemu: ile faktur kosztowych zaksięgowano, ile zamówień wpisano. Jeśli system tego nie pokazuje, policz przez tydzień kreskami na kartce i pomnóż przez cztery.

2. Ile minut za każdym razem. Średni czas od otwarcia sprawy do jej zamknięcia, razem z szukaniem, dopytywaniem i poprawianiem, bo to też jest część pracy. Najprościej poprosić osobę, która to robi, żeby przez kilka dni zapisywała czas przy dziesięciu kolejnych sprawach.

3. Ile kosztuje godzina. Koszt godziny pracy tej osoby razem z kosztami pracodawcy. Kadry policzą to w kilka minut.

Rachunek jest prosty: liczba spraw razy minuty, podzielone przez sześćdziesiąt, daje godziny w miesiącu. Godziny razy koszt godziny dają cenę obecnego stanu. Firma płaci ją co miesiąc, czy ktoś ją policzył, czy nie.

Przykład do podstawienia własnych liczb

Na spotkaniu w Lewiatanie Łódź 17 września Leaware, partner wdrożeniowy Akademii, pokazał taki rachunek. To przykład, nie wynik konkretnego wdrożenia.

Firma A obsługuje ręcznie 500 dokumentów miesięcznie: zapytań, faktur, reklamacji. Na jeden potrzebuje 20 minut. To około 167 godzin pracy w miesiącu.

Firma B ma tyle samo dokumentów, ale system przygotowuje każdy z nich, a człowiek tylko sprawdza i zatwierdza. Zajmuje mu to 2 minuty. To około 17 godzin.

Różnica: 150 godzin miesięcznie, przy tej samej pracy do wykonania. To niemal jeden pełny etat, który jedna firma może przeznaczyć na obsługę klientów, a druga wydaje na przeklejanie danych.

500 dokumentów miesięcznie: ile godzin pracy

• Firma A: człowiek przepisuje20 minut na dokument167 h
• Firma B: człowiek sprawdza i zatwierdza2 minuty na dokument17 h

Różnica: 150 godzin miesięcznie przy tej samej pracy

Warto zauważyć, czego ten rachunek nie mówi. Nie mówi, że ktoś straci pracę. Mówi, ile czasu firma może odzyskać. Co z nim zrobi, to decyzja zarządu.

Jak to wyglądało w prawdziwej firmie

U producenta z branży budowlanej zamówienia od firm przychodziły na trzy skrzynki mailowe i ktoś przepisywał każde do systemu. Według szacunku z rozmów przed wdrożeniem było ich ponad 40 dziennie, po 10–15 minut na jedno (cała historia).

Podstawmy to do rachunku. 40 zamówień razy 10–15 minut to od 400 do 600 minut dziennie, czyli od blisko 7 do 10 godzin. Codziennie. To więcej niż jeden etat, który zajmuje się wyłącznie przepisywaniem.

Dwie uwagi. Po pierwsze, to szacunek z rozmowy, nie pomiar, i tak go traktujemy. Po drugie, sam rachunek nie obiecywał, że będzie łatwo. Mniej więcej co trzeci klient tej firmy zamawia własnymi słowami, bez numerów z katalogu. Liczba pokazała, że warto się tym procesem zająć. Trudności wyszły dopiero w pracy.

Czego nie widać w pierwszym rachunku

Pierwszy rachunek zwykle liczy tylko samo wpisywanie. Prawdziwy koszt jest wyższy, bo dochodzą:

• Wyjątki i wyjaśnienia. W międzynarodowym badaniu Ardent Partners średnio 18,4% faktur wymagało wyjaśnienia, zanim dało się je zaksięgować. Każde takie wyjaśnienie to telefon, mail i czekanie.
• Pytania z zewnątrz. W tym samym badaniu zespoły obsługujące faktury poświęcały średnio 21,9% czasu na odpowiadanie na pytania dostawców.
• Błędy. Pomyłka przy przepisywaniu wychodzi później: przy wysyłce, przy płatności, przy inwentaryzacji. Wtedy kosztuje więcej niż samo wpisanie.
• Czekanie. Faktura, która leży tydzień, to nie tylko czas księgowej. To także spóźniona informacja dla zarządu.

Tych kosztów nie trzeba liczyć co do minuty. Wystarczy pamiętać, że wynik z trzech liczb to dolna granica.

Kiedy wynik mówi „nie teraz”

Rachunek bywa rozczarowujący i to też jest dobra wiadomość. Jeśli proces zajmuje kilka godzin miesięcznie, nie warto od niego zaczynać, nawet jeśli bardzo irytuje. Lepiej poszukać innego procesu albo poprawić ten ręcznie: uprościć formularz, ustalić jeden adres do zamówień, przestać drukować to, co i tak trafia do systemu.

Wysoki wynik też nie znaczy od razu „automatyzujemy”. Znaczy: ten proces jest kandydatem. Następne pytanie brzmi, czy da się go opisać jak instrukcję dla nowego pracownika. Jeśli każdy robi go po swojemu, najpierw trzeba zrobić porządek. Program nie uporządkuje procesu, którego nikt w firmie nie umie opowiedzieć.

Co zrobić w poniedziałek

1. Zapytaj zespół, które zadanie jest najbardziej powtarzalne i najbardziej znienawidzone. Ludzie zwykle wiedzą to od dawna, tylko nikt ich nie pytał.
2. Wybierz jedno i ustal trzy liczby: ile razy w miesiącu, ile minut, ile kosztuje godzina.
3. Policz cenę obecnego stanu i zapisz ją. To punkt odniesienia na później: po każdej zmianie mierzysz tą samą miarą.
4. Sprawdź, czy zadanie mieści się na jednej kartce jako instrukcja dla nowej osoby. Jeśli tak, masz kandydata na pierwszy proces.

Ta diagnoza nic nie kosztuje i zajmuje jedno zebranie. Warto ją zrobić niezależnie od tego, czy i z kim firma później cokolwiek wdroży.

Pytania i odpowiedzi

Nie mamy dokładnych danych. Czy szacunek wystarczy? Na początek tak. Szacunek z rozmowy z osobą, która wykonuje tę pracę, wystarczy, żeby porównać procesy między sobą. Przed decyzją o wdrożeniu warto go sprawdzić tygodniem pomiaru.

Czy liczyć tylko czas pracownika? Na start tak, bo to najłatwiejsze. Ale pamiętaj o wyjątkach, błędach i czekaniu. One prawie zawsze sprawiają, że prawdziwy koszt jest wyższy, a nie niższy.

Z czym mam porównać ten wynik? Z kosztem zmiany. Ten zależy od liczby procesów, od systemów, z którymi trzeba się połączyć, i od skali. Dlatego zaczyna się od jednego procesu: to najmniejsza sensowna inwestycja i najszybciej pokazuje, czy rachunek się zgadza.

A jeśli wyjdzie, że AI nie jest potrzebne? To też dobry wynik. Czasem wystarczy lepiej ułożony proces albo zwykła automatyzacja, bez AI. Albo uczciwy wniosek, że w tym miejscu nie warto nic zmieniać.

Dalej

Policzone procesy z prawdziwych firm, bez nazw i z tym, co poszło trudniej, niż zakładano, znajdziesz w Inspiracjach z wdrożeń. Jeśli chcesz policzyć jeden proces we własnej firmie, umów przegląd potrzeb.