Ta sama dana wpisywana dwa razy. Jak to skończyć

Handlowiec wpisuje zamówienie do systemu, a potem ktoś w księgowości wpisuje te same dane jeszcze raz, do faktury. Żeby to skończyć, trzeba ustalić, gdzie dana powstaje po raz pierwszy, i sprawić, żeby dalej przenosił ją system, a nie człowiek. Ludzie zostają przy tym, czego system nie jest pewny, i przy decyzjach. Czasem wystarczy do tego porządek w procesie i połączenie systemów, bez AI.

Pieniądze giną między działami

Każdy dział robi swoją część dobrze. Sprzedaż przyjmuje zamówienie, magazyn przyjmuje towar, księgowość wystawia i księguje faktury. Kłopot leży na granicy: tam, gdzie dana przechodzi z jednego działu do drugiego i ktoś musi ją przepisać, bo systemy się ze sobą nie łączą albo nikt ich nie połączył.

Typowe miejsca, w których ta sama dana jest wpisywana drugi raz:

• zamówienie → faktura: dane klienta, pozycje i ilości wpisuje handlowiec, a potem jeszcze raz księgowość;
• przyjęcie towaru → faktura zakupu: magazyn ma dokument przyjęcia, a księgowa szuka go w innym systemie i przepisuje numer;
• zgłoszenie → formularz: klient albo partner przysyła maila, a ktoś przenosi jego treść pole po polu do systemu;
• wpłata → faktura: wyciąg bankowy jest w jednym miejscu, faktury w drugim, a ktoś łączy je ręcznie.

Ta praca nie ma osobnej pozycji w budżecie i nie ma swojego właściciela. Na spotkaniu w Lewiatanie Łódź 17 września Leaware, partner wdrożeniowy Akademii, pokazał, z czego składa się przykładowy tydzień pracy w administracji, obsłudze klienta czy księgowości. Obok decyzji, relacji z klientami i wyjątków jest tam przepisywanie między systemami, kompletowanie informacji i droga „mail → Excel → program”. To nie jest osobne stanowisko. To kawałek wielu etatów, dlatego łatwo go przeoczyć.

Drugie wpisanie kosztuje więcej niż czas

Najprostszy koszt to czas: ile razy w miesiącu, ile minut za każdym razem, ile kosztuje godzina. Jak to policzyć, opisaliśmy w tekście o liczeniu kosztu ręcznej pracy. Przy danej wpisywanej dwa razy dochodzą jednak koszty, których w tym rachunku nie widać.

Dwie wersje tej samej danej. Gdy coś wpisuje się dwa razy, prędzej czy później obie wersje zaczynają się różnić. Literówka w numerze, inna ilość, stary adres dostawy. Potem sprzedaż mówi jedno, księgowość drugie, a ktoś musi ustalić, kto ma rację.

Szukanie. Zanim ktoś przepisze daną, musi znaleźć dokument w innym systemie, w skrzynce albo w załączniku. To też jest część tej pracy.

Duplikaty. Ta sama sprawa przychodzi dwa razy: z dwóch stron albo wysłana ponownie. Gdy przepisuje ją człowiek, łatwo wpisać ją podwójnie.

Czekanie. Dana leży, aż ktoś znajdzie czas, żeby ją przenieść. Do tego momentu drugi dział pracuje bez informacji, którą firma już ma.

Jak to wyglądało w trzech firmach

Przyjęcie towaru i faktura. U producenta spożywczego faktury od ponad 200 dostawców przychodziły mailem. Ktoś przepisywał je do systemu firmy, a potem szukał w systemie magazynowym dokumentu przyjęcia towaru i przepisywał jego numer. Ten numer już był w firmie, tylko w innym systemie. Po zmianie system sam odszukuje dokument przyjęcia po numerze podatkowym dostawcy i numerze z faktury. Księgowa dostaje fakturę z gotową propozycją i podpiętym dokumentem magazynowym. Trudne okazały się dwie rzeczy: szukanie tak, żeby nie obciążać systemu, na którym pracuje reszta firmy, i maile od nadawców, których system nie zna. Te trafiają do wyznaczonej osoby, a nie giną (cała historia).

Zgłoszenie i formularz. W firmie usługowej z partnerami za granicą zgłoszenia nowych klientów przychodziły mailem od 119 partnerów. Koordynator przepisywał każde do formularza w systemie firmy, a formularz ma 131 pól. Teraz system sprawdza skrzynkę, rozpoznaje zgłoszenie, wyciąga dane i wypełnia formularz. Załączniki trafiają do właściwej kartoteki. Nie było to proste: każdy partner pisze w innym układzie, część danych jest w PDF, a po część trzeba wejść na stronę partnera. Do tego duplikaty, czyli to samo zgłoszenie od dwóch partnerów albo wysłane ponownie. Zatrzymują je trzy kolejne sprawdzenia (cała historia).

Cała firma na tych samych danych. U producenta z własnym sklepem internetowym zaczęło się od zamówień ze sklepu przepisywanych ręcznie do systemu firmy. Pierwszym krokiem było połączenie sklepu z systemem: zamówienia, klienci, stany. Potem przyszły kolejne, między innymi faktury sprzedaży wysyłane do KSeF i faktury zakupu wczytywane razem z przyjęciem na magazyn. W niecały rok tych kroków było dziesięć. Dziś sprzedaż, magazyn, produkcja i księgowość pracują na tych samych danych (cała historia).

W tej historii trudność leżała w nazwach. Katalog w sklepie i katalog w systemie opisywały te same produkty inaczej. Na początku odpowiednik w sklepie miała mniej więcej co trzecia pozycja z systemu firmy. Bez uzgodnienia katalogów nic dalej by nie ruszyło. Wniosek: zanim system zacznie przenosić daną, obie strony muszą ją nazywać tak samo.

Jednym z tych dziesięciu kroków było wiązanie wpłat z fakturami. W jednym tylko miesiącu faktur sprzedaży było tam ponad 500, a wpłaty ktoś wiązał z nimi ręcznie. Teraz system czyta tytuł przelewu i sam dopasowuje wpłatę, a niejasne zostawia człowiekowi (cała historia).

W historiach o fakturach zakupu, zgłoszeniach i wpłatach efekt w liczbach jest jeszcze mierzony, dlatego go tu nie podajemy.

Jedno miejsce, w którym dana powstaje

Te historie mają wspólną zasadę. Dana powstaje w jednym miejscu, a pozostałe działy biorą ją stamtąd. Nie ma drugiego wpisania, więc nie ma dwóch wersji. W praktyce to trzy decyzje.

Gdzie dana powstaje. Zamówienie u handlowca albo w sklepie, przyjęcie towaru na magazynie. To miejsce jest ważniejsze od pozostałych: jeśli coś się nie zgadza, poprawia się je tam, a nie w kopii.

Kto przenosi ją dalej. System, nie człowiek. Gdy dana leży już w systemie w stałym układzie, wystarczy połączenie systemów. Gdy przychodzi z zewnątrz, w mailu albo w PDF, za każdym razem w innym układzie, system musi ją najpierw odczytać. Dopiero tu AI ma do zrobienia coś, czego zwykła automatyzacja nie zrobi.

Co sprawdza człowiek. To, czego system nie jest pewny: nieznanego nadawcę, niejasną wpłatę, możliwy duplikat. AI potrafi się pomylić i brzmieć przy tym pewnie, dlatego na początku człowiek zatwierdza wynik. Kontrolę luzuje się dopiero wtedy, gdy liczby pokażą, że można.

Zamówienie i faktura: kto wpisuje dane

Przed zmianą

1. CzłowiekHandlowiec wpisuje zamówienie
2. CzłowiekKsięgowość wpisuje je jeszcze raz

Po zmianie

1. CzłowiekHandlowiec wpisuje zamówienie
2. SystemPrzenosi dane do faktury
3. CzłowiekSprawdza to, czego system nie jest pewny

Nie trzeba tego robić dla całej firmy naraz. Producent ze sklepem zaczął od jednego połączenia, a kolejne kroki dokładał po kolei. Takie podejście ma nazwę: metoda atom AI. To jeden proces na raz, najmniejsza skuteczna zmiana i efekt, który da się zmierzyć.

Kiedy wystarczy porządek, bez AI

Nie każde podwójne wpisanie wymaga nowego narzędzia. Najpierw sprawdź prostsze rzeczy.

• Czy ktoś w ogóle używa drugiej kopii? Bywa, że arkusz prowadzony „na wszelki wypadek” nikomu już nie służy. Wtedy wystarczy przestać go prowadzić.
• Czy oba działy pracują w tym samym systemie? Jeśli tak, a dana i tak jest wpisywana dwa razy, to sprawa procedury, nie techniki.
• Czy dana ma stały układ? Jeśli przychodzi z innego systemu zawsze w tej samej postaci, zwykle wystarczy połączenie systemów albo prosta automatyzacja.
• Czy działy nazywają rzeczy tak samo? Jeśli nie, najpierw trzeba uzgodnić katalog, listę klientów, numerację. Żaden program nie zrobi tego za ludzi.

Co zrobić w poniedziałek

1. Wybierz jedną daną, na przykład numer zamówienia, i prześledź jej drogę od pierwszego wpisania do faktury i wpłaty. Zapisz każde miejsce, w którym ktoś ją wpisuje.
2. Przy każdym miejscu zapytaj, czy ktoś tę daną tworzy, czy tylko przepisuje.
3. Ustal, które miejsce jest źródłem. Jeśli dwa działy mają w tej sprawie różne zdanie, to pierwszy temat do rozmowy.
4. Porównaj nazwy po obu stronach granicy: produkty, klientów, numery dokumentów.
5. Policz koszt drugiego wpisania trzema liczbami: ile razy w miesiącu, ile minut, ile kosztuje godzina.

Pytania i odpowiedzi

Czy do tego potrzebny jest nowy system? Nie zawsze. Problem może leżeć nie w systemach, tylko w tym, że nikt ich nie połączył albo nikt nie ustalił, który z nich jest źródłem. To warto sprawdzić najpierw.

Kto ma się tym zająć, skoro dana przechodzi przez kilka działów? Ktoś w zarządzie, komu na tym zależy. Granica między działami to miejsce, za które żaden szef działu nie odpowiada w całości, a blokady trzeba usuwać po obu stronach.

Co, jeśli system przeniesie daną źle? Dlatego na początku człowiek zatwierdza wynik, a to, czego system nie jest pewny, trafia do wyznaczonej osoby. Tak działa dopasowanie wpłat i obsługa nieznanych nadawców w historiach wyżej.

Dalej

Jeśli dana wpisywana drugi raz przychodzi do firmy mailem, przeczytaj, jak przestać przepisywać zamówienia z maili. Jeśli chcesz prześledzić drogę jednej danej we własnej firmie, umów przegląd potrzeb.