Kto naprawdę układa grafik? Gdy program zaczyna zarządzać ludźmi

Na spotkaniach Akademii rozróżniamy dwa oblicza technologii w pracy.

AI jako narzędzie pomaga człowiekowi: czyta dokumenty, wyszukuje informacje, przygotowuje zestawienia. Decyzję podejmuje człowiek.

Zarządzanie algorytmiczne to sytuacja, w której program przejmuje część pracy przełożonego: układa grafiki, przydziela zadania, ocenia wyniki, wylicza premie. Nie zawsze jest w tym AI, czasem to zwykły system z regułami. Ale skutek dotyczy ludzi.

To nie jest margines

W europejskim badaniu warunków pracy z 2024 r., na które powołuje się Biuro Analiz Parlamentu Europejskiego, ok. 42% pracowników w UE mówi, że ich pracę kształtują systemy algorytmiczne. W badaniu OECD z 2025 r., obejmującym ponad 6 tys. firm z Francji, Niemiec, Włoch, Hiszpanii, Japonii i USA, co najmniej jedno takie narzędzie stosowało ok. 79% badanych firm z czterech krajów UE.

Menedżerowie, którzy odpowiadali OECD, widzą w tych narzędziach korzyść: mówią, że poprawiają jakość ich decyzji. Ale zgłaszają też obawy. Nie wiadomo, kto odpowiada za decyzję programu. Trudno prześledzić, jak program doszedł do wyniku. I za słabo chroni on zdrowie pracowników.

Nie trzeba być dużą firmą, żeby to was dotyczyło. Wystarczy program do grafików w firmie transportowej, system, który rozdziela zlecenia między magazynierów, albo rejestr czasu pracy na hali, z którego wylicza się premie.

Gdzie jest ryzyko dla firmy

Program układający grafik optymalizuje to, co mu kazano. Jeśli liczy tylko koszt, potrafi pominąć przerwy, odpoczynek i przewidywalność. Raport OECD opisuje szwedzką firmę transportową, w której algorytm planujący kursy nie uwzględniał przerw na posiłek.

Dla pracodawcy to trzy ryzyka:

• Ludzie odchodzą, gdy grafik zmienia się z dnia na dzień, a nikt nie umie wyjaśnić dlaczego.
• Spór, gdy pracownik zakwestionuje decyzję, a firma nie potrafi pokazać, na jakiej podstawie zapadła.
• Przepisy. RODO daje pracownikowi prawo do informacji o tym, jakie dane go dotyczą, i ogranicza decyzje o istotnych skutkach podejmowane bez udziału człowieka (art. 22). Systemy AI używane w rekrutacji i ocenie pracowników unijny AI Act zalicza do wysokiego ryzyka.

Przykład z hali: od rejestru czasu do premii

U jednego z producentów czas pracy na hali zbierano od roku, ale nic z tych danych nie wynikało. Liczniki zostawały włączone po kilka dni, wyjście z hali nie zatrzymywało operacji, a około połowa pracowników nie miała kodu do logowania (cała historia).

Po zmianie pracownik loguje się na tablecie kodem albo skanem. Przerwa zatrzymuje operacje. Nadgodziny wymagają potwierdzenia. Na tych danych powstał system punktów do premii: zadanie ma założony czas, a wykonanie szybciej daje więcej punktów.

W tym miejscu rejestr czasu pracy staje się czymś więcej. Program nie tylko zapisuje, ile trwała praca. Wylicza punkty, od których zależą pieniądze. To już jest zarządzanie algorytmiczne, choć w małej skali i bez AI.

Ta historia pokazuje, co działa. Przerwa zatrzymuje operację, więc odpoczynek nie obciąża wyniku pracownika. Nadgodziny potwierdza człowiek, a nie licznik. A kolejność była taka: najpierw dane, którym ludzie ufają, dopiero potem premie. Odwrotnie się nie da.

Zostaje pytanie, które musi sobie zadać każda firma z takim systemem: kto ustala założony czas zadania i kto go poprawia, gdy okaże się nierealny. Program liczy punkty konsekwentnie. Jeśli założenie jest złe, będzie konsekwentnie niesprawiedliwy.

Program proponuje, człowiek decyduje

Ten sam program może pracować na dwa sposoby. W pierwszym układa grafik i od razu go publikuje, a pracownik dowiaduje się o zmianie z aplikacji. W drugim program przygotowuje propozycję, a kierownik ją sprawdza, poprawia wyjątki i zatwierdza. Pracownik wie, do kogo pójść, gdy się nie zgadza.

Kto decyduje o grafiku

Program decyduje sam

1. SystemUkłada grafik według kosztu
2. SystemPublikuje zmiany
3. CzłowiekPracownik dowiaduje się z aplikacji

Program proponuje, człowiek decyduje

1. SystemPrzygotowuje propozycję według opisanych zasad
2. CzłowiekKierownik sprawdza odpoczynek i wyjątki
3. CzłowiekKierownik zatwierdza i umie wyjaśnić decyzję
4. CzłowiekPracownik może zgłosić zastrzeżenie

Różnica nie leży w technologii, tylko w ustawieniu. Drugi sposób wymaga od kierownika codziennej chwili uwagi. W zamian firma ma kogoś, kto odpowiada za decyzję i umie ją wyjaśnić. To dokładnie te dwie rzeczy, których brakowało menedżerom w badaniu OECD.

To samo dotyczy przydziału zadań i premii. Program może liczyć i podpowiadać. Decyzję, która ma istotny skutek dla człowieka, zatwierdza człowiek.

Pięć rzeczy do sprawdzenia, zanim program zacznie decydować o ludziach

1. Kto może poprawić decyzję? Musi być osoba, która rozumie system i ma prawo zmienić jego wynik.
2. Czy ludzie wiedzą, że program działa i na jakich zasadach? Kryteria opisane prostym językiem, dostępne dla zespołu.
3. Jakie dane zbiera? Tylko te potrzebne do zadania. Nic poza czasem pracy.
4. Czy grafik szanuje odpoczynek i przewidywalność? To, z jakim wyprzedzeniem ludzie znają zmiany, jest ustawieniem systemu, a nie skutkiem ubocznym.
5. Czy rozmawialiśmy z zespołem przed wdrożeniem? Pracownicy wiedzą o codziennej pracy rzeczy, których nie ma w żadnym systemie.

To punkt wyjścia do rozmowy, a nie porada prawna. Przy wdrożeniu, które dotyczy ocen, wynagrodzeń albo rekrutacji, warto sprawdzić je z prawnikiem.

Co zrobić w poniedziałek

1. Spisz programy, które decydują o ludziach. Grafik, przydział zleceń, rejestr czasu pracy, wyliczanie premii, ocena wyników. Także arkusz, który od lat sam układa zmiany. Przy każdym zapisz, co program robi sam, a co zatwierdza człowiek.
2. Przy każdym wpisz osobę, która może zmienić jego wynik. Jeśli takiej osoby nie ma albo nikt nie rozumie, jak program liczy, to pierwsza rzecz do naprawy.
3. Sprawdź, co wiedzą ludzie. Poproś kilka osób z zespołu, żeby własnymi słowami opowiedziały, jak powstaje ich grafik albo premia. Jeśli nie umieją, kryteria trzeba opisać prostym językiem.
4. Przejrzyj grafiki z ostatniego miesiąca. Policz, ile razy ktoś dowiedział się o zmianie z dnia na dzień i ile razy zabrakło odpoczynku między zmianami. To pokaże, co program ma dziś ustawione.
5. Przed następnym zakupem zaplanuj rozmowę z zespołem. Zanim ktokolwiek wybierze program, zapytaj ludzi, jak dziś układa się ich praca i co w grafiku najbardziej przeszkadza.

Pytania i odpowiedzi

Nasz program do grafików nie ma w sobie AI. Czy to nas dotyczy? Tak, jeśli program decyduje o ludziach. Zarządzanie algorytmiczne to nie tylko AI, często to zwykły system z regułami. Ryzyko odejść i sporów jest takie samo. Różni się tylko część przepisów, bo AI Act dotyczy systemów AI.

Co AI Act mówi o programach w miejscu pracy? Do wysokiego ryzyka zalicza między innymi systemy AI, które podejmują decyzje wpływające na warunki pracy, awans albo rozwiązanie umowy, przydzielają zadania na podstawie zachowania lub cech osobistych albo monitorują i oceniają wyniki i zachowanie pracowników (załącznik III pkt 4). Pracodawca, który chce używać takiego systemu, musi przed jego uruchomieniem poinformować przedstawicieli pracowników i pracowników, których system dotyczy (art. 26 ust. 7). Czy wasz program się do nich zalicza, trzeba sprawdzić dla konkretnego wdrożenia.

Słyszałem o dyrektywie platformowej. Czy dotyczy mojej firmy? Dyrektywa (UE) 2024/2831 dotyczy pracy przez platformy internetowe, czyli na przykład przewozu osób albo dostaw zamawianych w aplikacji. Wymaga między innymi przejrzystości i nadzoru człowieka nad decyzjami systemów. Państwa członkowskie mają ją wdrożyć do grudnia 2026 r. Typowa firma produkcyjna albo hurtownia platformą nie jest. Kierunek jest jednak ten sam: ludzie mają wiedzieć, jak program o nich decyduje, i mieć do kogo się odwołać.

Czy przy każdej zmianie w grafiku musi decydować człowiek? Nie. Program może układać zwykłe zmiany według opisanych zasad. Człowiek jest potrzebny tam, gdzie decyzja ma istotny skutek dla pracownika: premia, ocena, zmiana w ostatniej chwili, i tam, gdzie pracownik się z wynikiem nie zgadza. Ważne, żeby ta granica była zapisana, a nie domyślna.

To nie jest porada prawna. Przepisy przywołujemy po to, żeby było wiadomo, o co zapytać prawnika.

Dalej

Jak rozmawiać z zespołem o tym, co zmienia się w ich pracy, piszemy w tekście Czy AI odbierze pracę moim ludziom?. Jeśli chcesz sprawdzić, które procesy w twojej firmie już dziś decydują o ludziach, umów przegląd potrzeb.