Magazyn pokazuje stan, którego nie ma na regale

Jeśli magazyn pokazuje stan, którego nie ma na regale, przyczyna leży zwykle poza systemem: ktoś coś dorobił, przełożył albo wydał, a system się o tym nie dowiedział. W takiej sytuacji rzadko pomaga AI. Pomaga porządek: każda rzecz ma w systemie swoje miejsce, a każdy ruch da się zapisać na stanowisku szybciej, niż go pominąć. Dopiero na takich danych ma sens jakakolwiek dalsza automatyzacja.

System wie tylko to, co ktoś w nim zapisał

Stan w systemie to rachunek: przyjęcia minus wydania. Jeśli każdy ruch towaru jest zapisany, rachunek zgadza się z półką. Jeśli część ruchów omija system, każdy z nich zostawia małą różnicę. Różnice się sumują i po jakimś czasie nikt już nie wie, która liczba jest prawdziwa.

Najbardziej widocznym znakiem są ujemne stany. System pokazuje, że wydano więcej, niż przyjęto. Fizycznie to niemożliwe, więc gdzieś było przyjęcie albo produkcja, której nikt nie wpisał. Druga oznaka jest mniej widoczna: ludzie przestają patrzeć w system i idą sprawdzić na regał.

Rzeczy, które dzieją się poza systemem, rzadko wynikają ze złej woli. Częściej z rozsądku. Ktoś dorabia kilka sztuk, żeby nie zmarnować materiału. Ktoś odkłada półprodukt tam, gdzie akurat jest miejsce. Ktoś bierze towar dla drugiej spółki, bo stoi bliżej. Każda z tych decyzji ma sens. Kłopot w tym, że nie zostaje po niej ślad.

Ten sam mechanizm stoi za pokrewnym bólem: sprzedaż ustaliła z klientem jedno, a produkcja robi według starej wersji. Ustalenie żyje w mailu, w rozmowie albo w czyjejś głowie, a nie tam, gdzie patrzy następna osoba. Problem nie leży w tym, że ktoś źle pracuje. Leży w tym, że informacja nie ma jednego miejsca. To ta sama przyczyna, przez którą ta sama dana bywa wpisywana dwa razy.

Dlaczego zwykle nie jest to praca dla AI

Kusi, żeby szukać programu, który „sam” wyliczy, co naprawdę leży w magazynie. Ale żaden program nie wie, co jest na regale, jeśli nikt tego nie zapisał. Podpowiedź liczona na złych stanach będzie złą podpowiedzią, tylko podaną z większą pewnością.

Na spotkaniu w Lewiatanie Łódź 17 września Leaware, partner wdrożeniowy Akademii, wymienił warunek, bez którego automatyzacja nie ruszy: proces, który da się opisać. Sprawdzian jest prosty: czy umiecie wytłumaczyć to zadanie nowemu pracownikowi. Jeśli każdy robi po swojemu, najpierw trzeba zrobić porządek. Magazyn, w którym ruchy omijają system, nie spełnia tego warunku.

To dobra wiadomość, bo pierwsze kroki firma może zrobić sama, bez dostawcy i bez budżetu. Więcej o sytuacjach, w których AI nie jest potrzebne, piszemy w tekście Kiedy AI nie jest potrzebne.

Jak to wyglądało u producenta ze sklepem internetowym

U producenta, który sprzedaje także przez własny sklep internetowy, jeden magazyn obsługiwał dwie spółki. Na ponad 3 500 pozycjach stany w systemie były ujemne. Nie było wiadomo, ile towaru należy do której spółki ani gdzie na hali leży półprodukt (cała historia).

Zmiana była prosta w opisie. Każda rzecz dostała w systemie miejsce składowania. Takich miejsc jest 30 i są widoczne na stanowisku pracy. Inwentaryzację robi się miejscami, nie całą halą naraz. Dzięki temu do liczenia nie trzeba zatrzymywać całej hali naraz.

Co było trudne? Historia mówi to wprost: to nie była praca dla AI, tylko porządek w danych. Bez niego żadna dalsza automatyzacja nie miałaby na czym stanąć. Efekt opisano ostrożnie: stan w systemie zaczyna odpowiadać temu, co leży na półce. Liczby efektu jeszcze nie podajemy, bo jest mierzony.

W tej samej firmie był drugi ruch, który omijał system. Operator maszyny dorzucał kilka sztuk z resztki arkusza, żeby nie marnować materiału. Rozsądnie, tylko że system o tym nie wiedział: nie było zlecenia, zużycia materiału ani czasu pracy. Teraz na stanowisku jest przycisk „Dorzutka”. Operator wybiera, co dorobił i ile, a system sam zakłada i zamyka zlecenie, zdejmuje materiał według normy i zapisuje czas (cała historia).

Przycisk „Dorzutka”: kto co zapisuje

Przed zmianą

1. CzłowiekDorabia sztuki z resztki arkusza
2. SystemNie ma zapisu o dorobionych sztukach

Po zmianie

1. CzłowiekWybiera, co dorobił i ile
2. SystemZakłada i zamyka zlecenie
3. SystemZdejmuje materiał według normy
4. SystemZapisuje czas pracy

Najważniejsze w tej historii jest to, czego nie zrobiono. Nikt nie zakazał dorabiania sztuk. Dobry nawyk ludzi został, tylko zaczął być zapisywany, i to tak, żeby zapis zajmował mniej czasu niż jego pominięcie. Dorobione sztuki są w stanach, a materiał się zgadza.

Podobnie było z czasem pracy na hali. Zbierano go od roku, ale liczniki zostawały włączone po kilka dni, a wyjście z hali nie zatrzymywało operacji. Z takich danych nic nie wynikało. Pomógł dopiero prosty sposób zapisu: tablet, logowanie kodem albo skanem, przerwa, która zatrzymuje operację (cała historia). Zasada jest ta sama: najpierw dane, którym ludzie ufają, dopiero potem cokolwiek, co się na nich opiera.

Magazyn jako jeden krok na dłuższej drodze

Porządek w magazynie nie był w tej firmie celem samym w sobie. Był jednym z 10 kroków, które firma zrobiła w niecały rok, zaczynając od zamówień ze sklepu internetowego przepisywanych ręcznie do systemu. Na początku drogi trzeba było uzgodnić katalogi: sklep i system firmy opisywały te same produkty inaczej i odpowiednik w sklepie miała mniej więcej co trzecia pozycja z systemu. Bez tego nic dalej by nie ruszyło (cała droga).

Dziś sprzedaż, magazyn, produkcja i księgowość pracują tam na tych samych danych. To jest też kierunek dla drugiego bólu z początku tekstu. Gdy ustalenie z klientem trafia tam, gdzie patrzy produkcja, trudniej o pracę według starej wersji.

Co zrobić w poniedziałek

1. Wyciągnij z systemu listę pozycji z ujemnym stanem. Nie musisz jej od razu poprawiać. To mapa miejsc, w których coś dzieje się poza systemem.
2. Zapytaj ludzi w magazynie i na hali, co robią bez zapisu: co dorabiają, przekładają, wydają „na chwilę”. Bez szukania winnych. Zwykle mają dobry powód, a Ty potrzebujesz listy, nie przyznania się do błędu.
3. Wybierz jeden taki ruch i zaprojektuj dla niego zapis, który zajmie mniej czasu niż jego pominięcie. Kartka przy stanowisku, jeden przycisk, jeden skan.
4. Nadaj miejsca składowania choćby jednej strefie i policz tylko ją. Nie musisz zatrzymywać całej hali.
5. Wróć do tego samego miejsca po jakimś czasie i policz jeszcze raz. Jeśli stan się zgadza, rozszerzasz na kolejną strefę. Jeśli nie, wiesz, którego ruchu jeszcze nie widać.

Pytania i odpowiedzi

Czy nie wystarczy częściej robić inwentaryzacji? Inwentaryzacja poprawia stan na dzień liczenia. Jeśli ruchy dalej omijają system, różnice wrócą. Dlatego w opisanej firmie nie skończyło się na liczeniu: każda rzecz dostała miejsce w systemie, inwentaryzację robi się miejscami, a dorobione sztuki są zapisywane na stanowisku.

Ludzie powiedzą, że to dodatkowa robota. Będą mieli rację, jeśli zapis będzie dłuższy niż pominięcie. Przy przycisku „Dorzutka” właśnie to było trudne: nie zmieniać dobrego nawyku, tylko go zapisać tak, żeby zajęło to mniej czasu niż jego pominięcie. Zacznij od pytania ludzi, co ich spowalnia, a nie od nowego obowiązku.

Kiedy AI ma tu sens? Dopiero wtedy, gdy stany są wiarygodne i ludzie im ufają. Podpowiedzi, co zamówić albo co zaplanować, liczone na niepewnych stanach, będą niepewne. Gdy dane są już w porządku, warto zacząć od jednego procesu według metody atom AI: jeden proces, najmniejsza skuteczna zmiana i efekt, który da się zmierzyć.

Skąd mam wiedzieć, czy to w ogóle duży problem? Policz, ile kosztują różnice: szukanie towaru, którego nie ma, braki przy kompletacji zamówienia, dorabianie w pośpiechu. Sposób liczenia opisaliśmy w tekście Jak policzyć, ile kosztuje ręczna praca w jednym procesie. Jeśli wynik jest niewielki, może wystarczy jeden zapis przy jednym stanowisku i nic więcej.

Dalej

Jeśli chcesz zobaczyć, gdzie AI nie jest potrzebne, a wystarczy prostsza zmiana, przeczytaj Kiedy AI nie jest potrzebne. Jeśli chcesz razem z nami przejrzeć jeden proces we własnej firmie, umów przegląd potrzeb.