Jeden proces czy wielki projekt AI?

Zacznij od jednego procesu, nie od wielkiego projektu. Wielki projekt trwa 12–24 miesiące, niesie duże ryzyko, a efekt pokazuje dopiero na końcu. Mała zmiana w jednym procesie trwa tygodnie i szybko mówi, czy działa. Z kolejnych małych zmian może wyrosnąć coś dużego, tylko że następne kroki wskazuje praktyka, a nie plan napisany na początku.

Dlaczego wielki projekt łatwo zostaje w połowie drogi

„Wdrożyli nam system i zostawili w połowie drogi. Reszta dzieje się w Excelu.” To zdanie opisuje znajomy obraz: był plan, który miał objąć całą firmę, część działa, a obok systemu żyją arkusze, maile i przepisywanie.

Na spotkaniu w Lewiatanie Łódź 17 września Leaware, partner wdrożeniowy Akademii, zestawił dwa podejścia. Wielki projekt to 12–24 miesiące, duże ryzyko i efekt „kiedyś”. Mała zmiana to tygodnie, jeden proces na raz i efekt, który widać w wynikach.

Wielki projekt i mała zmiana

Wielki projekt

• 12–24 miesiące
• Duże ryzyko
• Efekt „kiedyś”

Mała zmiana

• Tygodnie
• Jeden proces na raz
• Efekt widać w wynikach

Kłopot wielkiego projektu nie polega na tym, że jest duży. Polega na tym, że wszystko, co ważne, dzieje się na końcu. Plan powstaje, zanim ktokolwiek zobaczy, jak system radzi sobie z prawdziwymi dokumentami i prawdziwymi ludźmi. Jeśli projekt stanie w połowie, firma ma za sobą koszty i zmęczenie zespołu, a efektu jeszcze nie ma. Trudno też powiedzieć, co poszło nie tak, bo zmieniło się wiele rzeczy naraz.

Co daje mała zmiana

Akademia nazywa to podejście metodą atom AI: jeden proces, najmniejsza skuteczna zmiana i efekt, który da się zmierzyć. Nie przebudowujesz całej firmy. Wybierasz jedno miejsce, w którym ludzie tracą czas, zmieniasz je i sprawdzasz, czy rachunek się zgadza.

Ze spotkania 17 września warto zapamiętać jedno zdanie: jeśli zadziała, wiesz, co skalować. Jeśli nie zadziała, straciłeś niewiele i wiesz dlaczego. W obu przypadkach firma kończy z wiedzą, a nie z obietnicą.

Mała zmiana nie znaczy zmiana w tydzień. Ta sama prezentacja ostrzegała przed oczekiwaniem cudu w tydzień: mierzalnego efektu oczekuj w kwartał, czyli po 3 miesiącach. AI uczy się jak nowy pracownik. Robi zadanie, człowiek sprawdza i poprawia, a poprawki zostają w firmie. Dlatego ocenia się je po trzecim miesiącu, nie po pierwszym dniu, i trzeba być gotowym na dwie, trzy rundy poprawek.

Jest też powód praktyczny. Koszt zmiany zależy od liczby procesów, od systemów, z którymi trzeba się połączyć, i od skali. Jeden proces to najmniejsza sensowna inwestycja i najszybciej pokazuje, czy w Waszej firmie to w ogóle działa.

Mała zmiana to nie mały cel

Małym krokom łatwo zarzucić, że to za mało: „my potrzebujemy całości”. Dwie historie z Inspiracji pokazują, że całość może z małych kroków wyrosnąć. I że plan na całość, spisany na początku, opisałby inne rzeczy niż te, które okazały się potrzebne.

Producent z branży budowlanej zaczął od jednej rzeczy: zamówień z maili, które ktoś przepisywał do systemu. Pierwszym krokiem był odczyt zamówienia i rozpoznanie klienta. Potem doszło pięć kolejnych: słownik nazw potocznych, załączniki w każdym formacie, odsiew spamu, kolejka wyjątków dla człowieka i zamówienia wysyłane prosto do klienta końcowego. Razem 6 kroków. W historii stoi zdanie, które dobrze tłumaczy różnicę między projektem a zmianą: na początku nikt nie wiedział, że największym kłopotem będą nazwy potoczne i spam, a nie samo czytanie maila. Każdy z tych kroków wyszedł dopiero w praktyce (jedna skrzynka zamówień, sześć kroków).

Plan spisany na początku skupiłby się pewnie na czytaniu maili, bo to wydawało się najtrudniejsze. Mała zmiana pokazała, gdzie naprawdę jest praca. Dziś człowiek w tej firmie zajmuje się wyjątkami, a nie przepisywaniem.

Dystrybutor spożywczy zaczął w księgowości: od odczytu dokumentów kosztowych, który człowiek sprawdzał obok oryginału. Potem dochodziły kolejne kroki. Faktury zbiorcze dostały własne reguły dla dwunastu stałych dostawców. Potem doszedł obieg akceptacji, propozycja księgowania, pobieranie faktur prosto ze skrzynki, osobna ścieżka dla faktur z KSeF i archiwum. Od 1 kroku do 8 (od odczytu faktur do całego obiegu).

Najtrudniejsze, według tej historii, było nie zrobić wszystkiego naraz. Każdy krok wchodził dopiero wtedy, gdy poprzedni działał i ludzie go używali. Po roku pracy użytkownicy sami zgłosili 24 usprawnienia. To odwrotność sytuacji „zostawili nas w połowie drogi”: listę kolejnych zmian piszą ludzie, którzy z systemu korzystają, a nie ktoś, kto zaplanował go na początku. Efekt w liczbach jest jeszcze mierzony, więc nie podajemy tu liczby.

Jeśli system już stoi w połowie drogi

Kusi, żeby niedokończony projekt naprawić kolejnym dużym projektem. Zwykle lepiej zrobić coś skromniejszego. Popatrz, co dzieje się obok systemu: który arkusz ktoś uzupełnia co tydzień, co jest przepisywane z maila, gdzie ta sama dana trafia w dwa miejsca. Każde takie miejsce to kandydat na jedną małą zmianę.

Wybierz jedno według tych samych zasad co przy pierwszym procesie: dzieje się często, wygląda podobnie, da się je opisać na jednej kartce, policzyć i ma właściciela (jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji). Potem policz, ile kosztuje dziś ręczna praca w tym miejscu. To miara, do której porównasz wynik.

Sprawdź też trzy warunki, o których mówiono 17 września. Ktoś w zarządzie, komu zależy i kto usunie blokady. Proces, który da się opisać tak, jak tłumaczy się zadanie nowemu pracownikowi. Gotowość na dwie, trzy poprawki. Jeśli któregoś brakuje, mała zmiana też może stanąć w połowie, tylko że kosztuje mniej i szybciej to widać.

Nie dla Was, jeśli…

Mała zmiana też nie zawsze ma sens. Nie zaczynaj od procesu, który:

• zdarza się rzadko, a policzony daje kilka godzin miesięcznie, nawet jeśli bardzo irytuje,
• każdy robi po swojemu i nikt nie umie go spisać; najpierw porządek, potem program,
• nie ma właściciela, który będzie sprawdzał wyniki i zgłaszał poprawki.

Czasem po takiej rozmowie wychodzi, że wystarczy lepiej ułożony proces albo zwykła automatyzacja, bez AI. Albo że w tym miejscu nie warto nic zmieniać. To też dobry wynik.

Co zrobić w poniedziałek

1. Spisz, co dzieje się obok systemu: arkusze, przepisywanie z maili, dane wpisywane w dwa miejsca. Wystarczy lista od osób, które to robią.
2. Zapytaj zespół, które z tych zadań jest najbardziej powtarzalne i najbardziej znienawidzone.
3. Wybierz jedno i policz cenę obecnego stanu: ile razy w miesiącu, ile minut za każdym razem, ile kosztuje godzina tej pracy (jak policzyć, ile kosztuje ręczna praca).
4. Opisz to zadanie na jednej kartce, jak instrukcję dla nowego pracownika.
5. Zapisz z góry, po czym poznacie efekt i kiedy go ocenicie: po kwartale, nie po tygodniu.

Pytania i odpowiedzi

Czy kilka małych zmian to nie jest po prostu wielki projekt pocięty na kawałki? Nie. Po każdym kroku jest efekt, który da się zmierzyć, i decyzja, czy iść dalej. Kolejny krok wynika z tego, co wyszło w praktyce. U producenta każdy krok wyszedł dopiero w praktyce, a u dystrybutora każdy wchodził dopiero wtedy, gdy poprzedni działał.

Dostawca proponuje kompleksowe wdrożenie dla całej firmy. Co mu odpowiedzieć? Zapytaj, od którego procesu zacznie, po czym poznacie efekt i kiedy go zobaczycie. Jeśli odpowiedź brzmi „po wdrożeniu całości”, macie przed sobą wielki projekt, z jego czasem i ryzykiem.

Czy wielki projekt jest zawsze błędem? Ten tekst tego nie twierdzi. Twierdzi, że rzadko jest dobrym początkiem. Kto ma za sobą kilka udanych małych zmian, wie, co skalować i na co uważać, zanim podejmie decyzję o czymś większym.

Co, jeśli pierwsza zmiana nie zadziała? Wtedy firma straciła niewiele i wie dlaczego. Może to być zły wybór procesu, brak właściciela albo proces, którego nikt nie umiał opisać. To wiedza, której wielki projekt w połowie drogi zwykle nie daje.

Dalej

Jak wybrać proces na pierwszą małą zmianę, opisujemy w tekście Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji. Jeśli chcesz wspólnie znaleźć pierwszy proces we własnej firmie, umów przegląd potrzeb.