Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji

Na pierwszy proces wybierz coś nudnego, a nie efektownego: zadanie, które w firmie robi się często i zawsze tak samo, które da się opisać na jednej kartce, policzyć w godzinach i które ma swojego właściciela. Typowy przykład to przepisywanie do systemu zamówień albo faktur, które przychodzą mailem. Najtrudniejszy proces w firmie i ten, „bo konkurencja już coś ma”, zostaw na później.

Pierwszy proces ma być nudny

Zamówienia przychodzą mailem, w PDF albo w Excelu, a ktoś je przepisuje do systemu. Nikt się tym nie chwali na zebraniu zarządu i nikt nie robi z tego strategicznego projektu. Właśnie dlatego to dobry kandydat.

Na spotkaniu w Lewiatanie Łódź 17 września Leaware, partner wdrożeniowy Akademii, ujął to wprost: pierwszy proces ma być nudny, powtarzalny i policzalny. Nudny, bo wtedy wiadomo, jak go robić dobrze. Powtarzalny, bo każda godzina odzyskana raz wraca co tydzień. Policzalny, bo bez liczby nie da się powiedzieć, czy zmiana coś dała.

Akademia nazywa takie podejście metodą atom AI: jeden proces, najmniejsza skuteczna zmiana i efekt, który da się zmierzyć. Na tym samym spotkaniu zestawiono małą zmianę z wielkim projektem. Wielki projekt to 12–24 miesiące, duże ryzyko i efekt „kiedyś”. Mała zmiana to tygodnie, jeden proces na raz i efekt widoczny w wynikach. Jeśli zadziała, wiesz, co skalować. Jeśli nie, straciłeś niewiele i wiesz dlaczego.

Pięć cech dobrego kandydata

Przejdź z zespołem przez listę zadań w jednym dziale i przy każdym zadaj pięć pytań.

1. Czy dzieje się często? Codziennie albo co tydzień, a nie raz na kwartał. Zadanie, które wraca rzadko, nawet jeśli bardzo męczy, nie odda czasu, który trzeba włożyć w zmianę.

2. Czy za każdym razem wygląda podobnie? Ten sam rodzaj dokumentu, te same pola, ten sam system na końcu. Odstępstwa się zdarzają i to normalne. Ale jeśli każda sprawa jest inna, to nie jest proces, tylko seria wyjątków.

3. Czy da się go opisać na jednej kartce? To najprostszy test: czy umiecie wytłumaczyć to zadanie nowemu pracownikowi. Jeśli każdy robi je po swojemu i nikt nie umie go opowiedzieć od początku do końca, najpierw trzeba zrobić porządek. Program nie uporządkuje procesu, którego nikt w firmie nie umie opisać.

4. Czy da się go policzyć? Ile razy w miesiącu, ile minut za każdym razem, ile kosztuje godzina tej pracy. Wynik to cena obecnego stanu. Bez niej nie ocenisz ani propozycji dostawcy, ani własnego pomysłu.

5. Czy ma właściciela? Konkretną osobę, która zna proces, odpowiada za jego wynik i będzie sprawdzać, co robi system. Do tego potrzebny jest ktoś w zarządzie, komu na zmianie zależy i kto usunie blokady, gdy się pojawią.

Zadanie, które przechodzi przez wszystkie pięć pytań, jest kandydatem. Jeśli takich zadań jest kilka, wybierz to, którego ludzie najbardziej nie lubią. Wtedy łatwiej o ich pomoc.

Czego nie wybierać na start

Ta sama prezentacja wymieniała cztery błędy. Trzy z nich dotyczą wyboru procesu.

Najtrudniejszy proces w firmie. Kusi, bo tam boli najbardziej. Ale tam jest też najwięcej wyjątków, zależności i ludzi, którzy muszą się zgodzić. Pierwsza zmiana ma pokazać, czy to w ogóle działa w Waszej firmie. Na najtrudniejszym procesie trudno to odróżnić od zwykłych kłopotów.

Proces wybrany, „bo konkurencja coś ma”. Cudzy pomysł nie mówi nic o tym, gdzie Wasza firma traci czas. Punktem wyjścia jest Wasz rachunek, nie cudza reklama.

Narzędzie bez właściciela procesu. Można kupić system i nie mieć nikogo, kto będzie go poprawiał i pilnował wyniku. Wtedy łatwo o to, że ludzie po cichu wracają do starego sposobu.

Czwarty błąd dotyczy oczekiwań: nie licz na cud w tydzień. Mierzalnego efektu oczekuj w kwartał i przygotuj się na dwie, trzy rundy poprawek. System uczy się jak nowy pracownik: robi zadanie, człowiek sprawdza, poprawia, a poprawki zostają w firmie.

Jak to wyglądało w dwóch firmach

Obie historie należą w Inspiracjach do opisów pierwszego kroku.

U dystrybutora spożywczego księgowość przepisywała do systemu księgowego dane z około 800 dokumentów kosztowych miesięcznie: faktur, not, delegacji i potwierdzeń transakcji. Przychodziły mailem i jako skany. Proces był częsty, powtarzalny i dał się opisać. Dziś system odczytuje dokument, rozpoznaje, czym jest, i wypełnia pola, a człowiek widzi oryginał obok odczytanych danych, poprawia i zatwierdza. Trudne okazały się faktury zbiorcze, na przykład za telefony czy paliwo, z dziesiątkami pozycji na różne działy. Dwunastu stałych dostawców dostało własne reguły odczytu. Efekt w liczbach jest jeszcze mierzony (cała historia).

Kto co robi z dokumentem kosztowym

Przed zmianą

1. CzłowiekPrzepisuje dane do systemu księgowego

Po zmianie

1. SystemOdczytuje dokument
2. SystemRozpoznaje, czym jest dokument
3. SystemWypełnia pola
4. CzłowiekWidzi oryginał obok odczytanych danych
5. CzłowiekPoprawia i zatwierdza

U producenta z branży budowlanej zamówienia od firm przychodziły na trzy skrzynki mailowe i ktoś przepisywał każde do systemu. Według szacunku z rozmów przed wdrożeniem było ich ponad 40 dziennie, po 10–15 minut na jedno. To szacunek, niepotwierdzony pomiarem. Teraz system czyta maila i załączniki, rozpoznaje klienta, dopasowuje pozycje do katalogu i przygotowuje zamówienie, które zatwierdza człowiek (cała historia).

Ta druga historia pokazuje, że „nudny” nie znaczy „łatwy”. Mniej więcej co trzeci klient tej firmy zamawia własnymi słowami, bez numerów katalogowych. A właściciel powiedział na warsztacie, że na sto wiadomości jedna jest zamówieniem. Proces był jednak częsty, opisany i policzony, więc było wiadomo, o co się toczy praca i po czym poznać, że się udała.

Nie dla Was, jeśli…

Z pięciu cech wynika też uczciwe „jeszcze nie”. Ten proces nie nadaje się na pierwszy, jeśli:

• zdarza się rzadko, a jego koszt w miesiącu jest mały, nawet gdy bardzo irytuje,
• każdy w dziale robi go inaczej i nikt nie umie go spisać,
• nikt nie wie, ile czasu zajmuje, i nikt nie chce tego sprawdzić,
• nie ma osoby, która weźmie za niego odpowiedzialność,
• w zarządzie nie ma nikogo, komu na tej zmianie zależy.

Czasem po takiej rozmowie wychodzi, że wystarczy lepiej ułożyć pracę: jeden adres do zamówień, prostszy formularz, koniec z drukowaniem tego, co i tak trafia do systemu. To też dobry wynik.

Co zrobić w poniedziałek

1. Zapytaj zespół, które zadanie jest najbardziej powtarzalne i najbardziej znienawidzone. Zapisz kilka odpowiedzi.
2. Przepuść je przez pięć pytań: często, podobnie, na kartce, policzalne, z właścicielem. Skreśl te, które odpadają.
3. Policz cenę obecnego stanu dla tych, które zostały: ile razy w miesiącu, ile minut, ile kosztuje godzina.
4. Opisz zwycięzcę jak instrukcję dla nowego pracownika, na jednej kartce. Jeśli się nie da, wróć do listy.
5. Wskaż właściciela i osobę w zarządzie, która będzie zmianę wspierać.

To nic nie kosztuje i mieści się w jednym zebraniu. Warto to zrobić niezależnie od tego, czy i z kim firma później cokolwiek wdroży.

Pytania i odpowiedzi

Mamy kilka dobrych kandydatów. Brać wszystkie naraz? Nie. Jeden proces na raz. Pierwsza zmiana ma pokazać, czy rachunek się zgadza i jak zespół pracuje z systemem. Z tą wiedzą następny proces idzie łatwiej.

A jeśli najbardziej boli proces, który nie spełnia tych warunków? Wtedy najpierw trzeba go uporządkować: spisać, ujednolicić, wskazać właściciela. Czasem już to wystarcza. Automatyzacja może przyjść później.

Kto powinien wybierać proces: zarząd czy dział? Razem. Dział wie, co jest powtarzalne i uciążliwe. Zarząd decyduje, co jest ważne dla firmy, i usuwa blokady.

Czy pierwszy proces musi mieć coś wspólnego z AI? Nie musi. Czasem wystarczy zwykła automatyzacja albo lepszy proces. AI przydaje się tam, gdzie trzeba czytać dokumenty i maile pisane na różne sposoby, jak w obu historiach powyżej.

Dalej

Procesy, które firmy wybrały na pierwszy krok, razem z tym, co poszło trudniej, niż zakładano, znajdziesz w Inspiracjach z wdrożeń. Jeśli chcesz wspólnie wybrać pierwszy proces we własnej firmie, umów przegląd potrzeb.