Przetargi: jak nie czytać stu stron dokumentacji

„Nie mam kogo do tego oddelegować” potrafi sprawić, że firma nie startuje w przetargu, w którym mogłaby wygrać, bo nikt nie zdążył przeczytać ogłoszenia. Przeglądania ogłoszeń i wyczytywania warunków z dokumentacji nie trzeba jednak oddawać człowiekowi. Może to robić system, który odsiewa ogłoszenia według zasad firmy, wypisuje z dokumentacji to, czego szukacie, i zakłada kartę przetargu. Człowiek zaczyna od tej karty i decyduje, czy firma startuje. Żeby to zadziałało, ktoś w firmie musi najpierw spisać dwie rzeczy: zasady odsiewu i listę pytań do każdej dokumentacji.

Gdzie naprawdę idzie czas przy przetargach

Przetarg zaczyna się na długo przed pisaniem oferty. Żeby w ogóle wystartować, ktoś musi codziennie przejrzeć nowe ogłoszenia i odsiać te spoza zakresu firmy. Musi sprawdzić tryb i województwo. Potem przeczytać dokumentację i znaleźć w niej wadium, terminy, warunki udziału i kryteria oceny. Dopiero wtedy wiadomo, czy w ogóle warto liczyć ofertę.

Jeśli firma nie ma osobnej osoby od przetargów, ta praca spada na kogoś, kto zna się na rzeczy: inżyniera, kierownika projektu albo samego właściciela. Czyli na kogoś, kto ma pełne ręce zleceń. Kiedy zleceń jest dużo, ogłoszenia czekają. A ogłoszenie, którego nikt nie przeczytał, kończy się tak samo jak przegrany przetarg.

Ofert w przetargach średnio nie jest wiele. Według sprawozdania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w 2025 r. w postępowaniu o zamówienie publiczne składano średnio 3,1 oferty. Ta liczba nie mówi, ile firm przeczytało ogłoszenie i zrezygnowało. Mówi tyle, że w typowym postępowaniu walczy kilka ofert, więc każda, której nie złożono, ma znaczenie.

Co oddać systemowi, a co zostaje przy człowieku

Pracę przy przetargu da się podzielić na dwie części. Pierwsza to szukanie: przejrzeć, odsiać, przeczytać, wypisać. Druga to decyzja: czy startujemy, czy spełniamy warunki, czy stać nas na ten termin, jak policzyć ofertę.

Szukanie jest powtarzalne i da się je opisać regułami. Decyzja wymaga wiedzy o firmie, o ludziach i o ryzyku. Dlatego pierwszą część oddaje się systemowi, a druga zostaje przy człowieku, tyle że zaczyna się nie od dokumentacji, tylko od gotowej karty z wypisanymi warunkami.

Jest jedno zastrzeżenie. Na spotkaniu w Lewiatanie Łódź 17 września Leaware, partner wdrożeniowy Akademii, mówił o micie, że AI się nie myli. Myli się, i to pewnym siebie tonem. Karta przetargu jest więc punktem wyjścia do decyzji, a nie zwolnieniem z przeczytania dokumentacji przed złożeniem oferty. Różnica jest taka, że czyta się ją wtedy, gdy wiadomo już, że warto.

Przykład: firma inżynierska i karta przetargu

W firmie inżynierskiej ktoś codziennie przeglądał ogłoszenia, odsiewał te spoza zakresu, sprawdzał tryb i województwo, a potem szukał w dokumentacji wadium, terminów, warunków udziału i kryteriów (cała historia).

Teraz robi to system. Kilkadziesiąt razy na dobę sprawdza nowe ogłoszenia i odsiewa je według zasad firmy, które obejmują 16 województw i cztery tryby. Z dokumentacji tych, które przeszły odsiew, odczytuje 14 parametrów i zakłada kartę przetargu. Gdy zamawiający dosyła zmiany, dopisują się do karty, a termin przesuwa się sam. Nikt nie musi pilnować, czy w dokumentacji coś się zmieniło.

Wynik historia opisuje jednym zdaniem: człowiek zaczyna od karty z wyczytanymi warunkami, nie od stu stron dokumentacji. Sto stron to przenośnia, ale każdy, kto startował w przetargach, wie, o co chodzi. Efekt w liczbach jest mierzony.

Kto co robi z nowym przetargiem

Przed zmianą

1. CzłowiekCodziennie przegląda nowe ogłoszenia
2. CzłowiekOdsiewa te spoza zakresu, sprawdza tryb i województwo
3. CzłowiekCzyta dokumentację i szuka warunków
4. CzłowiekPilnuje zmian od zamawiającego

Po zmianie

1. SystemSprawdza ogłoszenia i odsiewa je według zasad firmy
2. SystemOdczytuje 14 parametrów i zakłada kartę przetargu
3. SystemDopisuje zmiany do karty i przesuwa termin
4. CzłowiekZaczyna od karty i decyduje, czy firma startuje

Dlaczego „wrzuć dokumentację do czatu” nie wystarcza

Kusi, żeby zrobić to prościej: wkleić całą dokumentację do czatu i zapytać o warunki. W tej samej firmie inżynierskiej pierwsze podejście wyglądało podobnie i nie zadziałało (cała historia). System dostawał całą dokumentację naraz i przy długich dokumentach mylił się: w terminach, w warunkach udziału, w kryteriach. Po uwagach klienta całość przebudowano. Teraz system czyta dokumentację fragmentami i szuka odpowiedzi na konkretne pytania. Jednego dnia weszły 34 poprawki.

Z tej historii warto wziąć jedną rzecz: konkretne pytania. To, czego szukacie w dokumentacji, jest wiedzą waszej firmy, a nie programu. Lista pytań powstaje w głowie osoby, która dziś czyta przetargi. Dopóki jej nikt nie spisze, żaden system nie będzie wiedział, czego szukać.

Kogo to wymaga, skoro nie ma kogo oddelegować

Paradoks polega na tym, że żeby przestać czytać dokumentację, trzeba na chwilę oddać kogoś, kto się na niej zna. Nie na stałe. Na tyle, żeby spisał zasady odsiewu i listę pytań, a potem przez pierwsze tygodnie sprawdzał karty i zgłaszał, co jest źle.

Na spotkaniu 17 września padły trzy warunki, od których zależy powodzenie takiej zmiany: ktoś w zarządzie, komu zależy i kto usuwa blokady; proces, który da się opisać jak instrukcję dla nowego pracownika; gotowość na dwie albo trzy rundy poprawek. Padła też przestroga przed kupowaniem narzędzia bez właściciela procesu. Przy przetargach właściciel jest zwykle oczywisty: to ta sama osoba, która dziś nie ma czasu czytać ogłoszeń.

Dla kogo to jeszcze nie jest

• Firma startuje okazjonalnie i nie przegląda ogłoszeń na co dzień. Wtedy policz najpierw, ile czasu to naprawdę zajmuje. Może się okazać, że wystarczy zwykły porządek: jedna osoba, stała pora i lista pytań na kartce.
• Nie umiecie powiedzieć, w jakich przetargach chcecie startować. Jeśli zasady odsiewu zmieniają się z dnia na dzień, system nie ma czego się trzymać.
• Oczekujecie, że system napisze ofertę. W opisanej historii zmiana dotyczy przeglądu ogłoszeń i czytania dokumentacji. Oferta i decyzja zostają po stronie firmy.

Co zrobić w poniedziałek

1. Spisz zasady odsiewu na jednej kartce: jaki zakres prac, w których województwach, w jakich trybach. To, co dziś osoba od przetargów robi w głowie.
2. Spisz listę pytań do dokumentacji. Od czego zależy decyzja „startujemy albo nie”: wadium, terminy, warunki udziału, kryteria i to, co jest ważne właśnie dla was.
3. Weź dwie albo trzy ostatnie dokumentacje i ręcznie wypełnij dla nich kartę według tej listy. Zobaczysz, czy lista jest kompletna i ile czasu zajmuje szukanie.
4. Policz cenę obecnego stanu: ile ogłoszeń w tygodniu, ile minut na przejrzenie jednego, ile godzin na dokumentację, ile kosztuje godzina tej osoby (jak policzyć, ile kosztuje ręczna praca).
5. Ustal, kto decyduje na podstawie karty, a kto będzie przez pierwsze tygodnie sprawdzał, czy karta się zgadza z dokumentacją.

Żaden z tych kroków nie wymaga budżetu ani dostawcy. Spisana lista pytań przyda się nawet wtedy, gdy nic nie zostanie zautomatyzowane, bo pozwala oddać czytanie dokumentacji komuś mniej doświadczonemu.

Pytania i odpowiedzi

Czy system sam zdecyduje, w którym przetargu startujemy? Nie. System przegląda, odsiewa i wypisuje warunki. Decyzja, czy firma startuje, zostaje przy człowieku.

Czy mogę zaufać karcie i nie otwierać dokumentacji? Nie przed złożeniem oferty. Karta oszczędza czas na etapie wyboru: pokazuje, które przetargi warto czytać. AI może się pomylić, więc przetarg, w którym startujecie, i tak trzeba przeczytać.

Co, jeśli zamawiający zmieni dokumentację w trakcie? W opisanej firmie zmiany dopisują się do karty, a termin przesuwa się sam. To jedna z tych rzeczy, które ręcznie najłatwiej przeoczyć.

Kiedy będzie wiadomo, czy to działa? Nie po pierwszym tygodniu. Na spotkaniu 17 września padło porównanie z nowym pracownikiem: AI ocenia się po trzecim miesiącu, nie po pierwszym dniu. Na początku poprawek jest najwięcej.

Dalej

Jeśli przetargi nie są u was największym kłopotem, zobacz, jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji. Jeśli chcesz przejść przez przegląd ogłoszeń i dokumentacji we własnej firmie, umów przegląd potrzeb.